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TeamSpiritセミナー、登壇してみた。

総務部のこやまです。
弊社はこれまでDXに関する文脈で複数本の記事を執筆・公開してきました。
そんな #DXシリーズ には10本超の記事が存在しているのですが、中でも『勤怠管理システム、導入してみた。』は定量的な指標でもシリーズ内で最も読まれた記事となっています。

写真まで撮っていただいたので、1枚サムネイルに使わせてもらいました…
自分の写真が全然ないので助かってしまいました!ありがとうございます…




セミナー登壇。
そして社内DXを考えるきっかけに。


製造業で導入している珍しさもあり…
Redmine同様、導入事例&セミナー登壇をさせていただきました。

アイキャッチ


2022年12月にはDX認定も取得したイシダテック。
しかしこれはDX‐Readyを認められたにすぎず、「まだまだだな…」とか「もっとこうできるのでは」と内省する機会にもなりました。
今日は当日の内容を補足しながらまとめてみたいと思います。

外部機関からDX認定という形で認められたことで、
”ちょっとだけ” 説得力も自信もついたものの…




当日の内容:弊社のこれまで


まず簡単にご紹介したのが弊社の "これまで" です。
#DXシリーズ で表現したように、身近で小さな取り組みから業務に近い部分へも進んでいったわけですが……。

  • スタートラインは同一規模・同業他社比較でも後ろ目

  • 2021年からは結構ドラスティック

  • 社長自身が関与している

  • 社内ツール検討会議の存在

あたりが特筆すべき部分と思われます。
体制的には ”社内ツール検討会議” という週1で実施される部門を跨ぎ、比較的若手で構成された会議体が推進の中心となりました。
ざっくりですが、約4枚でその取り組みを振り返っています。

2023年1月からは『社内ICT推進会議』に名称が変更されていることを忘れ『社内ツール検討会議』のまま紹介してしまいました。笑
※同タイミングで担当者は隔週・社長は月1の参加に実施体制も変更


"身近系" からはじまった取り組みも…
だんだん業務に近づいていく…
すごい緑色で超簡単な組織図




そもそも:なぜイシダテックはDXを進めるのか

これも明らかにしておく必要があるので、経営者:社長目線と社員:こやま目線でnoteでも改めて紹介してみます。

社長目線
①戦略とITは切り離せず、業務が効率的・効果的にできる
②崇高な理由はないが、良さを知りつつ何もしてない悔しさ

社長は過去のnoteでもこのように表現しています。
戦略実現上でITが必須ツールであることは間違いないと言えますし、良さを知っているとしたら使わない理由もありません。


こやま目線
①省人化・省力化、自社業務でできないわけがない
②「人間がやりたくない作業から解放してあげる」文脈では焼津のエヂソンもきっと同じようにする… かも

一方私はこれくらいざっくりと捉えています。
技術進歩で、『できなかったことができるように変わっていくスピード』は想像よりもずっと早いので、アンテナは高くしておきたいですね。
そしてDX=目的ではなく、あくまでも手段!を忘れてはなりません。


<ただし、デジタル化についての考え方(こやま私見)>

デジタル=絶対便利!なんでもデジタルに置き換える!
と盲目的に推進するのではなく、やり方を押し付けない配慮はまだまだ必要そうです。社外の方が関係する時は相手の水準に合わせるケースもあるし、アナログの方が効果的 / 効率的 なこともないとは言い切れない。うーん。

FAXだって時には印刷しなくていいから便利だし、ジレンマ




課題:紙エピソードで紹介

よく聞かれることに加え、説明もしやすいので工数・勤怠管理のエピソードを3つ持ってきました。


紙エピソード①‐日報編

紙を集めて保管するの、やはりそれなりに大変です。
データとしては存在していても、原本は一定年数保存が必要ですし、突発的な参照に備えて社員別・日付別に並べ替えておく作業だって存在します。
従業員数分となると相応に場所も確保せねばなりません。

一般的に作業日報は3年保存の企業が多いのではないでしょうか。
もっと長くしているところもあるかもしれません。
導入した際の記事でも "謎計算" として必要な用紙枚数を試算しましたね。


手間のかかるデータ化

①紙を見てデータ打ち込む
②打ち込んだデータと紙を対照してチェックする
③(必要に応じて)別形式のデータのためにもう一度打ち込む
④(整合性を)画面上でチェックする

基幹システムからの出力がpdfであった都合上、そんなステップを踏むこともありました。noteでは誤字を許さない私ですが、入力・転記ミスをゼロにするのは困難で、ちょっと気を遣うポイントでもあります。
後述しますが、工数の積み上げなども現在は自動にしました。

改装前の魔境の謎部屋・右奥の紙束がその一部…
※タイムカードは別場所に保存しています




紙エピソード②:勤怠管理編

さらにイシダテック、それなりに出張が存在します。
2、3泊レベルであれば状況を把握することや、給与支払など時限的な制約のある作業へ落とし込むこともそう困難ではありません。
ですが長期出張時は少し話が変わるのが事実で、デジタル化で解決されたら◎な部分です。場所による制約がなくなるのは大きなメリットですね。

こればかりは隠してもしょうがないから…
佐藤さんが27泊に及ぶ長期出張でたくましくなった話も前にしました…

今思えば、勤怠の締めとかチェックとか間に合わなさすぎて休日に出勤して対応したこともそれなりの回数でありましたね…




紙エピソード③‐休暇申請編

休暇申請がわかりやすいのでいつも話の引き合いに持ってきてしまいますが休暇後に申請書へ押捺してたり、情報としては担当者・上長・管理者止まりだったり、そんな小さいペインも改善された気はしています。

ダッシュボードという概念が(私含め)なかったので、こういった内容での可視化・見える化にもメリットはあったと思っていますが、活用まで視野に入れた初期構築やシステム選定も今後は必要になってきそうです。

事後発生的な「こんなことできるんだ…」の例
TeamSpiritトップページから誰でもこれが見れる
(条件に応じた抽出などもできます)


こういった課題を乗り越えることも企図した『勤怠管理システム』導入。
しかしこれはバックオフィス限定ではなく、全社員が・毎日利用することでツールとしてはじめて成立するものです。

『同じような課題はあるんですが、導入が上手くいかなくて…』と聞かれるケースもまた多いことから、弊社が取り組み時に行った2つの準備を実施意図とともに書き残しておきます。

この本もオススメですよ… #PR





導入時に社内ツール検討会議と担当者レベルでやったこと

ざっくり2つありまして、難所の乗り越え方の一例としてご紹介しました。


①操作マニュアル、自作してみた。

これは極端な例であることに加え、
作業が果てしないのでおすすめはしない


なぜか?
ソフト面:人目線

10代~60代までの社員がいる弊社、説明せずとも直感的に操作できてしまう社員もいれば、なかなかそれが難しいこともあります。
全員・毎日使用するシステムの存在は『デジタルとの仲良し度』が高くない方にとって苦痛になることは想像がつくので、できることはした結果です。

またもう一つの要素が『言葉の理解度』でした。
TeamSpiritからはそれを見れば完結するレベルのマニュアルが公開されているものの、個人差ですが「…?」となる人は一定数いるからです。

TS Circle隅から隅まで読みました

私自身が「ジョブアサイン…?日本語でおk」くらい言葉の理解度が低く、躓きそうな場所は予測できました。というか私が先に転びました。




②説明会、小分けにしてやってみた。

同じ内容を4回やるの、大変だけど…


なぜか?
ハード面:操作端末目線

製造部所属の社員は端末が支給されていないことから、各社員異なるハード(ここではスマホのこと)を使用してもらうこととなりました。
第一歩目の iOS / Androidで異なることに加え、名称がTeamSpiritではなくSalesforceであるアプリDL元に到達…できないと困るので、その一歩目からサポートするのはもはや当然のことです。

説明会自体も半日の間で部署ごとに分けて4回実施しており…
1回あたりの参加者数約8人は、私+サポートで参加してもらった社内ツール検討会議メンバーの中田さんで目が届ききる人数です。
ここで疑問点は潰してもらい、全員同水準で操作できるようになってもらいたかったので「マニュアル読んで!以上!よろしく!」にはしていません。

そのまま2週間並行稼働に入り、わからないことは直接聞いてもらうこともあれば、ヘルプデスクという名のチャットルームで聞いてもらうこともあり混乱・トラブルなく本稼働に移れた記憶があります。




これらは過去のしくじりからの学び


2019年に失敗したシステム導入。
要素分解・比較すると良かった部分と悪かった部分が見えてきます。
『上手くいかなくて…』という声もよく聞かれるIT化・デジタル化・DX。
参考になる部分があるはずなので、よろしければどうぞ。

社長が作った資料




活用の未来:工数データの爆速・有効利用


導入から2年半を迎えたTeamSpirit。最後に未来の話をして終わります。

これから、工数データの即時利用と有効活用へチャレンジをします。
ちなみに SalesforceConnectorを用いると、設定した時間間隔でスプレッドシートに最新のレポートを反映してくれます。楽だし、便利。

TeamSpiritのベースはSalesforce
アドオンのデベロッパーはGoogleなのでまあ安心


問題:データの使い方

『数字は共通言語!』とも言われはしますが、考え方・視点・知識があってなり得るもの(私見)ですし、作って満足!も往々にしてあります。TeamSpirit→SalesforceConnector→Spreadsheetの流れで自動的に更新されるデータをLookerStudioに接続しておけば、"それっぽい" ダッシュボードが自動更新で実現もできそうです。

実際にどう表示できるかトライしてみた内の1ページ
すでに5ページあるが内容は見れたものではない
つまり、伸びしろしかない


ダミーデータを入れてグラフや表示形式を試してはいるものの、自分自身で改めて見ても何が言いたいか全く分からない / 伝わりません。笑
なにが問題で / どうすればいいか 伝え方に工夫をするとともに、紙をデジタルに置き換えて満足するのではなく、DXの実現に向けてバックオフィスにも知識向上が必要だと痛感しました。




おわりに

セミナー本編でも話したのですが、私は過去の職場がインターネットから断絶されており、TeamSpirit導入当初は「Salesforce…?売上力…?」くらいのレベルでした。だからこれから学べば誰でも問題ないです。
乗り越えた先にあるものは、”変化” を好まない方にとっても、食わず嫌いでやってみたら意外と簡単で便利じゃん!と気づく小さな瞬間です。
これを繰り返していくことに尽きるかな、というのがここ2年くらいで得た大きな学びでした。

何よりイシダテックの社員っぽく表現するなら、IT化・DX化の本質は人への優しさであり、プロセスイノベーションそのものです。
ものすごく難しいことなのですが、デジタル・アナログの片方を否定するのではなく、双方を共存させるようにしていきたいですね…(こやま)

導入事例も公開されました!

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