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【前編】DX、進めてみた。

イシダテック 総務部の小山です。突然ですが……、

今回から3部に分けて、イシダテックの「DX施策」を振り返ります。

※なぜ振り返ることにしたのかは後述

内容はかなりボリューミーなため、3本立てを予定しています。

前編 ‐ これまでしてきたことや「身近系」の取り組み事例
中編 ‐ 勤怠管理や案件管理のDX事例
後編 ‐ 技術面のDX事例や未来予想図

という、壮大なトリロジーです。
関連するエピソードはTwitterも連動させ(おもしろおかしく?)ご紹介をしたいと思っています。

前編ではシンプルかつあらゆる組織で導入可能!そんな「身近系」の事例をご紹介しますが、これはあくまでもはじめの一歩に過ぎません。
弊社のゴールは「IT化」だけではなく「DXの実現」であり、中編・後編にかけ業務変革やプロセス改善といった側面が目立ってきます。

これまで、と背景


まず、おそらくここで私の言う「DX」の定義は、
”デジタル・ビジネス・トランスフォーメーション”
が最も近いと思います。

”デジタル・ビジネス・トランスフォーメーション”って?
「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」

2018年、経産省が公表した定義による

確かにDXを推進すると、いいことたくさんありそう。
ではなぜこれまで積極的には取り組んでいなかったかというと、

  • できる人(知識を持った人・気づく人)がいなかった/少なかった

  • これまでこうやってきたし、これからも

  • 伝統だから

  • 食わず嫌い

などなど様々な阻害要因、コンフリクトがあったことも事実です。
ですが、コロナ禍によるリモートワーク促進、業務プロセス変化をはじめ外部環境やエコシステム内の変化が著しいのも目を背けられない事実です。

社内に目を向けても、働き方の多様化や、効率性・生産性の観点から見直しを迫られることも多々あります。

そもそもお客様に「プロセス・イノベーション」を提供する以上、
自社のプロセスもイノベーションできて然るべきという説も


そんな背景から「DX施策」を強力に推進しています。
これまで変えてきたことや、これから変えていきたいこと、という観点や、
活動の棚卸しや言語化も兼ね、当記事を公開します。



台風の目は、ある会議体


部門横断型の会議体、通称「社内ツール検討会議」

社長以下年齢も若めなメンバーが中心となり、デジタルツールを用いて業務プロセスや、「面倒くさいこと」の改善を行っています。

参加メンバーの平均年齢を計算してみたら、29.25歳でした!若め!

↓ メンバーを紹介します

社内ツール検討会議、構成メンバー


▼石田尚
言わずもがな、社長。

▫ プロフィール
株式会社イシダテック 代表取締役社長 石田 尚

筑波大学大学院(工学)修了。在籍中はペンシルベニア州立大学、ウィーン経済経営大学大学院に留学し経営工学を専攻。大学院修了後、株式会社エル・ティー・エスに入社。シニアコンサルタントとして多様なプロジェクトに従事したのち、2015年に株式会社イシダテックに入社。2018年、関連会社アーオーグループジャパン株式会社を設立し、同社取締役最高執行責任者に就任。2021年1月より現職。

▼渡邊舜太郎
「Twitterがバズっちゃって ――。」

▫ プロフィール
技術部設計課所属(機械設計担当) 渡邊舜太郎
昭和レトロに囲まれて生きている、ある種トレンドの最先端な平成生まれ。
日本大学 生産工学部卒業後、2017年に新卒入社。
縁もゆかりもない静岡県に移住してくれた渡邊さん。
面接で千葉から自己アピールのため持ってきたのはSONY製レコーダー。
社内のインフラ担当。1社に1人いて欲しい貴重な存在です。

▼中田英輔
「無駄ですね ――。」

▫ プロフィール
事業推進室所属 中田英輔
筑波大学 理工学群 工学システム学類卒業後、2000人規模のSIer企業へ。
退職後2020年1月、イシダテック入社。広島、茨城、神奈川…、そして縁もゆかりもない静岡へ。最近お家建てました。永住してね。
意外だったのは実家が広島の山間部であること。
都会生まれインターネット育ちだと勝手に想像していました。
イシダテックとスイス企業のJV、AOGroupJapan エンジニアとして活躍中。

▼小山和希
いつも読んでいただいて、ありがとうございます!

▫ プロフィール
総務部所属 小山和希
中央大学 経済学部卒業後、金融機関へ。
2020年4月にイシダテック入社。藤枝生まれ藤枝育ちだけど焼津の日(8/12)生まれ。高校も焼津市内。名刺には「情報化推進担当」と書いてある。
中田と私は社歴がとにかく短いからこそ気づくことがあるかもしれません。人の写真を撮ってばかりで自分の写真が1枚もありませんでした。

そんな4人がこれまで進めてきたこと


ざっくり分類すると、6種類。

  • 身近系(業務内外の身の回りのこと)

  • グループウェア系(チームウェアの導入他)

  • 勤怠系(勤怠システム導入・運用)

  • 案件管理系(PJ管理システムの導入他)

  • インフラ系(ハード・設備)

  • 技術系(3DCAD)


最上部に記載している身近な、小さなDXから、
基幹に近いシステムにもここ数年で手を入れています。

全てを記述するとものすごい分量になってしまうため、
「前編」とした今回は、身近系の取り組みをご紹介したいと思います。

不動の一番人気記事、「大掃除、どうせやるなら、ちゃんとやった話。」
記事内でもしれっと小さなDXに関して言及していました。

広い敷地内で判断に迷っても、Chatで聞けば相手を探さなくても大丈夫




身近系で進めてきたこと

ー 業務に関連するものも、そうではないものも

意外とシンプルかつ効果も高かった事例をご紹介します。



― 事例① 研修・展示会参加時の報告フォーマットがバラバラ事件

▫ 結果、実際に起こっていたこと(社長談)

・適切な閲覧ルートがなく、報告書が行方不明
・質×「展示会行った。ガッシャンガッシャン動いてた!すげー!以上」
・そもそも何を書けばいいのかわからない
・この報告書、誰の?(名前・所属部署・日付、なし!)
・オリジナル書式を作る時間が毎回発生

これでは業務の合間を縫い、人工をかけ、費用をかけ……。
数々の犠牲の下で研修や展示会に送り出した意味も薄れてしまいます。


ですが、誰が悪いのでもなく、根本的な原因は土台がなかったことです。


― 土台作りで活用したのは、Google Form & Form Publisher


作成から提出・共有までを電子化・ワンストップ化。
こうして端末にも依存せず、アクセス簡単なフォームが完成しました。

Formは一見普通のGoogle Formと変わらないが、送信ボタンを押すと報告書式のpdfが生成され、関係者にメールで即時送信される仕組み

書式も統一され、必須入力箇所も設けられ。もう逃げられません。
こうして質や内容を担保しながら、例えば帰りの新幹線の中でスマホで入力!なんてことも可能に。共有漏れもありません。

実際に中田の記入したフォームから生成された報告書
事前に視座や目的感を共有しておけば誰しもこのクオリティに到達


ー 悩んでいた出張の手配にも応用できた。


申請を紙で書いて、手配を行う担当者に手渡し。

それが過去のプロセスでした。
しかし記入漏れが起きやすく、追加聴取が発生。そして記録もされない。

「あれ?渡邊さんがいない。どこか行ってるんだっけ?」

みたいなことも起きていました。

延泊のような事態が起きたケースでも把握が困難になってしまいますし、
弊社にはリモートワークの社員もいます。


でももう大丈夫です。インターネット環境と最低限スマホがあれば。
使う側としても Google Formという同一のUIだから、やりやすい。

こんな申請書が関係者に一斉に届くようになった

一部複雑なケースでは追加での聴取も行っており、記入者側である程度運用カバーや相手への配慮が必要なことも。まだまだ改善できそう!

そしてリモートワークという環境下では、新たにお取引を始めるお客様とのやり取り(連絡先や支払条件etc.)にも活躍することに。特に遠方のお客様には歓迎されました。



ー 事例② 昼食の注文にもDXを


以前は1枚の紙に30人近い社員が書き込みを行っていましたが……。
やはりいくつかの問題点がありました。

・書くために毎朝並んでいた
・(昼食は50%を会社が負担しており)集計が煩雑
・発注数にもミスが起こりやすい状態

15sec./Day並ぶとして年換算ではおよそ1h、全社員合計38hとまあまあな数的インパクト
過去には「私のお弁当がありません」みたいな事態も

ー スプレッドシート化で簡単、解決。

社員の名前は一部白く塗りつぶしている
会社に届く給食は半額負担なので、230円から食べられる
各個人の負担額も一目瞭然な状態

なおこれらは後に導入したGoogle Workspaceのサイト機能により、
URLに辿り着きやすいように整備をしています。
新入社員にも「ポータルサイトから開いて」の説明で簡潔に完結します。

マニュアル類も含めてこのサイトをブックマークしておけばOK!な状態に




― 事例③ ハード整備

自席で使用するパソコン本体の更新やデュアルモニター化、各会議室では遠方のお客様とのWeb会議で活用できるデバイス類等の配備を並行して進めました。

一般には「福利厚生・デュアルモニター」と明記される場合もありますが、
総務部の私視点では書くまでもなく当然配備するもの、くらいの感覚です。
導入ツールをフル活用してもらうためにはなくてはならないものですし、UXという観点でより快適に利用してもらうには不可欠な要素です。


ハード導入やインフラ整備は渡邊・中田の2名が随時、知識を活かして進めてくれています

最近は応接室のディスプレイもワイヤレス接続できる
かがくのちからってすげー!

会議室のガイドラインに記載されているのは、
「特に強いこだわりがない限り、ITツールをべらぼうに使いこなす(努力をする)」


― イシダテックは社員の年齢層も幅広い。だからこそ。


幅広い前提を持つ方を一つのルールでまとめるのは難しいことです。
しかし抵抗のある方ほど、ハード面を快適に整えていくことで、

「いままで面倒だったことが解消された!」
「毛嫌いしていたけど、試しに使ってみたら案外便利じゃん!」

そんな実体験につなげていけたら、より活用度も上がってくるのでは?
と考えています。

まだまだ紙も健在ですが!デジタル・アナログを使い分けることも大事だと個人的には思う
※写真は模様替え前の設計室

それでもなお導入したツールを使えない人、使わない人がいたとしても、
少数派として置き去りにするつもりはありません。

より簡単に使える方法を考えたり、使ってもらえるようにサポートしたり。
「社内ツール検討会議」を中心に、工夫することや考えることを続けていきたいです。



やってて思う、ゴールはないこと

こうして身近なDXを実際に行った弊社ですが、「給食の注文にスプレッドシートを使い始めたし、GoogleFormも組織内でアクセスって前提で行くとグループウェアはGoogle Workspaceがいいね」と新たな領域に連動して踏み込んでいきます。

事例として紹介した身近系でも、実際に使用する担当者とも事前に擦り合わせ、テスト→実運用→改善というステップを踏んだこともスムーズな導入の背景かも。こうして土台と風土が整い始め、より大規模なDXに進んでいきます…!詳しくは中編で。

一方、ハード導入は急ピッチで進んだことで……。
・適正ボリュームの予算策定
・適切な更新スパンの把握
・物品管理
・不足物品の購入申請方法の構築
などなど課題もあります。

業務内で不便に感じることや、これもっと楽にできないかなぁ、のような
イシダテックの大切にする「どうしたらもっと…」と考え、工夫し続ける力はこれからも持ち続けていきたいですね!(小山)

そして冒頭でも記入しましたが…
中編・後編にかけてご紹介する事例が大規模になっていきます。
より濃密な「DXのリアル」が伝わるよう、わかりやすく、最大限公開できる範囲まで踏み込んでお届けします。また読んでくださいね!




▶2022/02/23更新の【中編】はこちら

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